A járatelszámolási modul leírása

A járatelszámolási modul leírása
(pdf, készült: 2015. május)

Járat-üzemanyag számítás (példa)
(pdf, készült: 2015. június)

Kártyás költségek beolvasása
A beolvasási folyamat
Az egyes szolgáltatókhoz tartozó alapbeállítások
Az egyes szolgáltatók által küldött Excel-fájlok beolvasott mezőinek leírásai

Közeli lejáratú járatokmányok lekérdezése
(Freshdesk Megoldások, készült: 2018. november)

Kártyás költségek beolvasása

A járatokhoz tartozó kártyás fizetések közül - a Járatok felvétele modul Költségelszámolás részébe - az alábbiakat lehet beimportálni Excelből, megspórolva ezzel a kézi adatbevitelt:

ktg1

A beolvasásra szolgáló menüpont itt érhető el: Járatok... / Kártyás költségek importálása:

ktg2

A beolvasási folyamat

A menöpont elindítása után ki kell választani, hogy melyik szolgáltató által küldött Excelt szeretnénk beolvasni:

kartyas1

A szolgáltató kiválasztása után a jobb alsó sarokban található ikonra kell kattintani:

ktg5

Ezt követően ki kell választani a beolvasásra kerülő Excel fájlt.
FIGYELEM! A SelExped-ben minden szolgáltató esetében előre definiálva van, hogy az általa küldött Excel mely oszlopából kerülnek adatok beolvasásra és hova!

ktg6

A fájl kiválasztása és a Megnyitás gombra kattintás után elkezdődik a beolvasási folyamat, melynek állapotáról a program visszajelzést ad:

ktg7

Amikor a beolvasás elkészült, megjelenik az ellenőrző ablak, ami két részből áll:

A felső részében vannak az Excel beolvasásra kerülő sorai (a megfelelő oszlopokkal)
Az alsó részében pedig a hibalista (ha vannak hibák), azok magyarázataival

ktg8

FIGYELEM! A hibák javítása - melyek felsorolása az alábbiakban található - kétféleképpen történhet:

vagy magában az eredeti Excel-fájlban, melyhez segítség lehet, ha a SelExped által jelzett hibák listáját egy másik Excel-fájlba kiexportáljuk a gombbal. Ilyenkor a gombbal a beolvasást meg kell szakítani, majd - az Excel-fájlt javítása után - az elejéről újra el kell kezdeni.
vagy lehet az ellenőrző ablak felső részében közvetlenül javítani (pontosan úgy, ahogy az Excelben is javítanánk). Ebben az esetben a beolvasási folyamatot nem kell megszakítani, hanem a javításokat követően a gombot kell megnyomni. Ennek hatására frissülni fog a hibalista. Ezt a folyamatot addig kell megismételni, amíg a hibalista végül üres nem lesz. FIGYELEM! Ha ezzel a második módszerrel javítunk, de végül a beolvasást mégis megszakítjuk, akkor ezek a javításaink el fognak veszni!

A legjellemzőbb hibák és javításaik:

HIBAÜZENET	JAVÍTÁS
Fizetési mód: nincsen beállítva az alapértelmezett fizetési mód az importhoz.	Ellenőrizze a beállításokat az import funkció beállításai között (fogaskerék gomb).
Kibocsájtó cég neve: nincsen beállítva az alapértelmezett cég az importhoz.	Ellenőrizze a beállításokat az import funkció beállításai között (fogaskerék gomb).
Dátum: az adat formátuma nem dátum	ÉÉÉÉHHNN formátumúra kell javítani a dátumot.
Cikknév: a cikknév nincsen hozzárendleve SelExped tarifához a beállítások között	Ellenőrizze a beállításokat az import funkció beállításai között (fogaskerék gomb).
Ez az adat már be lett töltve
Nem tudtam meghatározni a járatot	Fel kell venni egy olyan járatot, melybe az adott rendszám és dátum beleesik.

Sikeres beolvasás

Ha a hibalista üres lesz, akkor a gombbal be lehet importálni a felső ablak lévő adatokat.
FIGYELEM! A sikeres beolvasást követően az ellenőrző ablak be fog csukódni. Ezt követően a beolvasott tételeket megtaláljuk a megfelelő járatainkon, ha azokra a Járatok felvételében rákeresünk:

ktg13

ktg14

Az egyes szolgáltatókhoz tartozó alapbeállítások

Minden szolgáltatóhoz tartoznak alapbeállítások, melyek közül néhány a fogaskerék ikonra kattintva érhető el (ehhez nem kell előtte az Importok listája mezőben szolgáltatót választani):

ktg4

Az Import beállításai ablakban ki kell választani, hogy melyik szolgáltatóhoz szeretnénk beállításokat csinálni:

kartyas2

Az alapbeállításoknál lehet kiválasztani a fizetési módot és lehet megadni annak - az Ügyféltörzsben szereplő - cégnek a nevét, amelyik az adott kártyát szolgáltatja:

kartyas3

A Tarifák hozzárendelésénél pedig össze lehet párosítani a szolgáltató által küldött Excelben lévő szolgáltatás megnevezéseket a SelExped-ben felvett tarifákkal:

kartyas4
FIGYELEM! Ha egy beolvasás során az Excelben van olyan szolgáltatás, amelyik előzetesen nem került itt egy SelExped-ben felvett tarifával összepárosításra, akkor a beolvasás ellenőrző ablakában erre figyelmeztető hibaüzenet fog megjelenni és akkor a beolvasást meg kell szakítani és ezt meg kell tenni

Az egyes szolgáltatók által küldött Excel-fájlok beolvasott mezőinek leírásai

Minden szolgáltató különböző adattartalmú Excel-fájlokat küld, melyekben a SelExped által várt adatok más és más oszlopokban vannak. Ezért a SelExped-et minden szolgáltató Excelének a fogadására külön-külön, előre fel kell készíteni a Selester Kft. munkatársainak. Az alábbi listák az egyes szolgáltatók fájljainak beolvasási specifikációját tartalmazzák.

MOL Excel-fájlból beolvasott mezők

MOL EXCEL OSZLOP	MOL EXCEL OSZLOP MEGNEVEZÉSE	SELEXPED FOGADÓ MEZŐ
A	Rendszám	Rendszám
C	Dátum	Dátum
FIGYELEM!	FIGYELEM!	A SelExped a rendszám és a dátum alapján megkeresi azt a járatot, amelybe e két adat alapján az adott tétel tartozik és oda automatikusan beteszi a beolvasás során. Ha viszont a két adat alapján nem talált járatot, akkor hibaüzenetet küld a beolvasási folyamat során.
E	Bizonylatszám	Biz.szám
G	Cikknév	Megnevezés
J	Mennyiség	Tank liter
L	EO Valutanem	Deviza
R	KO Nettó összeg	Összeg
FIGYELEM!	FIGYELEM!	Típus: fixen Számla, +/-: fixen -, Orsz: fixen: HU, Kibocsájtó: fixen: MOL Nyrt., Tarifa: fixen az, ami a Megnevezéshez előre hozzá lett rendelve, Fiz. mód: fixen MOL

OMV Excel-fájlból beolvasott mezők

OMV EXCEL OSZLOP	OMV EXCEL OSZLOP MEGNEVEZÉSE	SELEXPED FOGADÓ MEZŐ
D	Rendszám	Rendszám
E	TRX dátuma	Dátum
FIGYELEM!	FIGYELEM!	A SelExped a rendszám és a dátum alapján megkeresi azt a járatot, amelybe e két adat alapján az adott tétel tartozik és oda automatikusan beteszi a beolvasás során. Ha viszont a két adat alapján nem talált járatot, akkor hibaüzenetet küld a beolvasási folyamat során.
G	Mennyiség	Tank liter
N	Szállító ország	Orsz
P	Termék (száll.)	Megnevezés
R	Összeg (HP)	Összeg
V	HP	Deviza
W	Számlaszám	Biz.szám
FIGYELEM!	FIGYELEM!	Típus: fixen Számla, +/-: fixen -, Kibocsájtó: fixen: OMV Hungária Ásványolaj Kft.., Tarifa: fixen az, ami a Megnevezéshez előre hozzá lett rendelve, Fiz. mód: fixen OMV

DKV Excel-fájlból beolvasott mezők

DKV EXCEL OSZLOP	DKV EXCEL OSZLOP MEGNEVEZÉSE	SELEXPED FOGADÓ MEZŐ
B	jármű rendszáma	Rendszám
G	dátum	Dátum
FIGYELEM	FIGYELEM	A SelExped a rendszám és a dátum alapján megkeresi azt a járatot, amelybe e két adat alapján az adott tétel tartozik és oda automatikusan beteszi a beolvasás során. Ha viszont a két adat alapján nem talált járatot, akkor hibaüzenetet küld a beolvasási folyamat során.
I	forgalom	Tank liter
R	szolgáltató ország	Orsz.
N	árufajta	Megnevezés
K + W	beszerzési érték nettó + szolgáltatási díj nettó	Összeg
	Biz.szám	Ez(eke)t a DKV Excel nem tartalmazza, ezért ebbe a mezőbe a program ?????-eket rak.
FIGYELEM!	FIGYELEM!	Típus: fixen Számla, +/-: fixen -, Kibocsájtó: fixen: DKV EURO SERVICE GMBH +Co KG., Tarifa: fixen az, ami a Megnevezéshez előre hozzá lett rendelve, Fiz. mód: fixen DKV, Deviza: fixen EUR

Járatelszámolás